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Em uma empresa, além das estratégias necessárias para gerar resultados e atrair mais clientes, é preciso ter um planejamento estratégico bem definido, de modo que possa auxiliar a mensuração e permitir com que a equipe aperfeiçoe seus processos. Nesse sentido, o relatório de vendas é uma ferramenta imprescindível, pois permitirá a seus colaboradores uma análise mais detalhada sobre alguns pontos importantes do processo e como está a performance do setor.

Também será um auxílio para a definição de metas, além de entender quais as principais preocupações que a sua empresa deve ter a curto e a médio prazo. Pensando em todos esses aspectos, elaboramos este conteúdo para que você saiba sobre a importância de um relatório de vendas, como elaborá-lo, além ficar por dentro das principais métricas que devem ser avaliadas. Boa leitura!

Qual é a importância de um relatório de vendas?

Analisar os dados referentes às vendas do seu negócio contribui para que os processos estejam mais alinhados, além de identificar possíveis gargalos operacionais. A seguir, confira as principais vantagens de contar com um bom relatório para auxiliar nessas etapas!

Otimização dos processos

Quando uma empresa percebe a importância que esse relatório tem para seu negócio e para os resultados da organização, certamente buscará por meios que possam facilitar essa análise. Ferramentas que elaboram uma organização de dados mais eficiente permitem que os processos sejam otimizados, diminuindo as chances de erros e contribuindo para que os números demonstrem o que de fato está acontecendo com sua equipe de vendas.

Isso permitirá que o gestor possa acompanhar de perto como está a performance de cada vendedor, quais são os principais gargalos que impedem um número maior de vendas, além de buscar por soluções que tragam resultados mais efetivos. Ao mudar processos, o número de vendas consequentemente será maior, uma vez que os principais erros durante as etapas serão corrigidos.

Pode-se dizer, inclusive, que esse será um diferencial competitivo para a empresa, uma vez que sua equipe se preocupará em corrigir determinados pontos que interferem na experiência do cliente.

Redução de custos

Uma análise do relatório de vendas influencia diretamente na redução de custos. Esse benefício de contar com dados bem definidos e de fácil navegabilidade é pouco conhecido, mas fácil de ser entendido. A partir dessa mensuração, haverá a possibilidade de entender qual é a demanda do seu negócio, quais são as principais urgências relacionadas aos seus produtos e serviços, além de elaborar um planejamento de recursos de forma mais eficaz.

Dessa forma, a sua equipe gestora terá melhor administração dos investimentos, bem como conseguirá definir de maneira mais perspicaz sobre as necessidades de seus clientes. Assim, poderá focar em treinamentos mais específicos ao seu time de colaboradores, com riscos menores de optar por determinadas estratégias que pouco trarão resultados à empresa.

Melhoria do desempenho da equipe

Tudo isso permite um desempenho mais alinhado da equipe, justamente por saber quais são os principais pontos de melhorias a serem trabalhados. Se o relatório de vendas identificou que a empresa conta com a quantidade de leads qualificados necessária para bons negócios, mas que o processo não consegue ser continuado de forma que a empresa veja esses números se converterem, certamente o problema está no modo como o seu time aborda os potenciais clientes.

Assim, haverá a oportunidade de buscar por qualificação, entender quais são os pontos que necessitam melhorias, buscar feedback daquele público que, apesar do interesse, não finalizou o contrato, além de impulsionar com êxito as suas vendas.

Como fazer um bom relatório de vendas?

Agora que você já conhece os principais pontos de melhoria que um bom relatório de vendas oferece para a sua empresa, chegou o momento de entender como elaborá-lo de maneira eficaz. Confira as dicas que selecionamos e entenda!

Tenha objetivos claros para o relatório

Quais são os principais objetivos de sua empresa relacionados ao relatório de vendas? Para essa definição mais exata, entenda inicialmente quais as metas preestabelecidas no planejamento estratégico, com o intuito de cruzar essas informações e utilizar esses dados como aliados para resultados mais expressivos.

Ao ter em vista os principais objetivos de seu relatório, sua equipe terá insumos para entender os dados necessários para que eles sejam atingidos, concorda? Entre os principais intuitos de uma análise de informações da sua equipe de vendas, pode-se destacar a produtividade do seu time, além da projeção de faturamento para os próximos períodos.

Especialmente para o início de cada ano, o segundo quesito é um dos pontos que mais recebe atenção por parte dos gestores, uma vez que a projeção baseada nos resultados do mesmo período do ano anterior definirão o sucesso ou não das estratégias implementadas.

É possível, ainda, definir como analisar as informações que ofereçam insights para melhorar os índices de Custo de Aquisição de Clientes, também conhecido como CAC, além de um Retorno sobre um Investimento mais qualificado, seja na sua área de vendas, seja em outro setor — como a equipe de Marketing.

Estabeleça metas para a equipe

Estabelecer metas para a sua equipe permite que os colaboradores tenham mais foco em seus resultados individuais, aperfeiçoando-se para que os números da empresa como um todo sejam positivos. Para isso, analise inicialmente a concorrência. Essa etapa é essencial para ser possível definir metas e objetivos mais realista, uma vez que o seu time entenderá qual é o percentual de crescimento de seu seguimento e quais são as previsões para os próximos anos.

Após esse entendimento, chegou o momento de avaliar qual é a sua realidade interna. Teve aumento das vendas nos últimos meses? Sua equipe está estagnada ou, em casos mais preocupantes, teve um declínio? Qual é a realidade histórica de seu negócio? Tem tradição no mercado ou é uma organização que está em busca de conquistar o seu espaço? Tudo isso influenciará para metas mais precisas e que motivem seus colaboradores a buscarem por alcançá-las.

Também é preciso avaliar qual é a capacidade de entrega de resultados de sua equipe como um todo. A partir do número de funcionários, quanto você pode vender para que a entrega de seus produtos e serviços seja feita com qualidade? Qual é a quantidade de vendas fechada, se relacionarmos com os clientes em potencial?

Por fim, defina quanto você deseja que sua empresa cresça, além de trabalhar com diferentes cenários. Fixe metas ousadas (que possam ser atingidas) e também esteja constantemente atento à evolução desses resultados. Se a sua organização oferece diferentes tipos de produtos e serviços, também é indicado que cada setor tenha um número diferenciado, justamente pela demanda de mercado que pode ser variada.

Entenda quais são as informações essenciais ao seu negócio

Existem três informações imprescindíveis para uma análise eficiente de um relatório de vendas. Conforme já mencionado, a primeira delas é o mercado. De nada adianta exigir de sua equipe resultados que estariam de acordo com a realidade do seu negócio há alguns meses, sendo que a concorrência como um todo já não mais apresenta a mesma performance, seja por influências econômicas, seja por influências políticas.

Isso permitirá, inclusive, que sua equipe possa analisar as principais oportunidades a serem investidas, além de buscar pelo que está com pouca oferta e muita demanda por parte deu seu público. Também se destaca o negócio que busca entender o nível de maturidade de seus clientes: a prospecção de clientes da minha equipe de vendas está apta para consumir os produtos e serviços que estou oferecendo? O que pode ser considerado oportunidade de vendas em meu negócio?

Imagine só a seguinte situação: uma instituição de ensino considera como oportunidade de vendas todo e qualquer visitante que chega ao seu site deixando contato em busca de seus materiais ricos. Certamente, a sua equipe de vendas perderá muito tempo elaborando argumentações para esses leads, uma vez que nem todos são qualificados. Por essa razão, defina quem realmente tem chances de fechar negócio com sua empresa para que o processo seja mais focado.

O segundo ponto a ser considerado é em relação às finanças. Entenda quais são os principais dados que permitem o bom funcionamento de sua empresa, como o capital de giro. Esse estudo permitirá uma avaliação mais precisa do seu volume de investimento, do ponto de equilíbrio, da taxa de rentabilidade, além de oferecer informações que auxiliem a equipe de vendas.

Após ter em mente todas essas considerações, avalie o fluxo de operações para entender se existem gargalos no seu pós-venda. Entenda que, mais importante do que vender, é preciso assegurar que o atendimento ao cliente esteja de fato sendo executado com qualidade e que esse público perdure em seu negócio, bem como traga novas oportunidades para o seu time.

Não se esqueça do ticket médio

Certamente você já ouviu falar sobre esse termo, tão importante para entender sobre a saúde financeira do seu negócio. O ticket médio nada mais é do que a média do valor que seus clientes têm gastado com seus produtos e serviços. Ou seja, quanto maior for esse valor, maior será o seu faturamento.

Entender sobre esse valor permite que a empresa possa avaliar não apenas se está gerando um bom número de vendas, como também se obtém o faturamento ideal previsto para um período em específico. Ele deve ser analisado em um período mensal, pois a organização terá informações mais completas sobre os seus resultados naqueles 30 dias.

Muitos gestores buscam por estratégias que consigam aumentar o ticket médio, por não considerar que ele está dentro das expectativas. A principal dica é oferecer uma gama maior de serviços, mas fique atento quanto a isso: é melhor ser excelência em determinada área e ter qualidade no que é prestado aos seus clientes do que não ter um foco bem estabelecido.

Assim, seu negócio não apenas vai atrair clientes, como também fidelizá-los, gerando novas oportunidades devido ao marketing boca a boca.

Levante os dados de seus clientes

Sempre apertamos na tecla de fidelizar aqueles clientes que chegam até a sua empresa, independentemente da forma de contato, certo? Essa questão deve estar presente em um relatório de vendas, pois permitirá entender o por que de não ter uma recorrência em seus negócios, além de buscar compreender caso haja a insatisfação por parte do seu público em algumas etapas de seus processos.

Mas afinal, o que de fato analisar para que esse objetivo seja cumprido? Qual é o número de reclamações de seus clientes em um período que compreende a fase inicial do contato com a sua empresa, quanto tempo seu negócio demora a responder essas reclamações, qual é a nota atribuída ao seu negócio por meio do NPS (Net Promoter Score), entre outros.

Para que tenha efetividade nessa estratégia, é preciso que toda a sua equipe conheça exatamente os produtos e serviços ofertados, além de compreender todos os processos, desde a pré-venda até o relacionamento a longo prazo do público com a sua equipe.

Quais são as métricas importantes a serem avaliadas em um relatório de vendas?

Ao longo do conteúdo já chegamos a mencionar algumas métricas importantes que precisam ser analisadas em um relatório de vendas, como o ticket médio. No entanto, existem outras que permitem estratégias mais consolidadas para melhores resultados. A seguir, confira quais são elas!

Número de leads

Os leads são aqueles contatos que mais têm a probabilidade de fechar negócio com a sua empresa. Os leads qualificados já são aqueles que estão educados em relação ao seu produto e serviço, sabem qual é o problema e como solucioná-lo (com o auxílio de uma equipe com expertise no mercado — no caso, sua empresa).

Para conquistar a qualificação desses leads, é preciso investir em um relacionamento mais próximo com aqueles que, em algum momento do funil de vendas, demonstraram interesse em algumas de suas ofertas. Para isso, disponibilize conteúdos relevantes de acordo com o seu nicho de atuação que, de alguma forma, respondam aos principais questionamentos de sua persona — representação semifictícia de seu cliente ideal.

Produza textos relevantes de acordo com as técnicas de SEO, conte com ferramentas que aproximem sua empresa desses prospects e busque entender quais são as dores que poderão ser sanadas. Uma estratégia de SMS, por exemplo, poderá ser uma aliada para o envio de dicas, sugestões e informações relacionadas à sua área de atuação, permitindo com que a sua organização seja vista como autoridade no assunto.

Além disso, ela fará com que esse contato seja mais próximo, pessoal e personalizado, ampliando as chances de o negócio ter sucesso no futuro. Com o objetivo de obter essas informações de seus clientes, ofereça materiais ricos com landings pages que possam converter em dados importantes ao seu negócio.

Isso permitirá que, mais do que apenas ter contato com o cliente e oferecê-lo conteúdos, você terá informações valiosas de quem realmente tem como objetivo adquirir seus produtos ou serviços.

Taxas de conversão

Talvez essa seja considerada uma das mais famosas métricas relacionadas ao seu time de vendas e de marketing, e a que mais tem atenção por parte dos gestores de uma organização. Tudo isso porque ela tem a capacidade de mensurar quantos dos leads que sua equipe entrou em contato que realmente fecharam negócio, tornando-se seus clientes.

Como calcular a taxa de conversão? Basta dividir o número de negócios fechados pelo total de leads. Após esse resultado, multiplique por 100 e essa é a taxa de conversão de seu time!

Em relação a essa métrica, é preciso defender que, ao ter uma baixa taxa de conversão, não necessariamente o problema está com seus vendedores. Pode estar, por exemplo, com a baixa qualidade de seus prospects, conforme o exemplo da instituição de ensino mencionado mais acima.

Gastos com Marketing

Apesar de muitos entenderem sobre a importância do Marketing para a tração e fidelização de clientes (além de contar com leads qualificados para a equipe de vendas), poucos de fato entendem como é importante avaliar os gastos com essa área para uma estratégia que traga resultados efetivos.

Analisar esses custos permite medir o Retorno sobre o Investimento, com o intuito de auxiliar a equipe a pensar em quais áreas deve investir mais e em quais poderá economizar recursos. Além disso, entenderá quais das ações não estão trazendo resultados, fazendo com que a sua equipe aperfeiçoe ou pense em outras soluções que realmente ofereçam insumos para o seu time de vendas.

Também é possível fazer diferentes tipos de testes, uma vez que nem todas as estratégias são eficazes em todos os segmentos. Destacamos também o benefício de forçar ações mais estratégicas, uma vez que todos os dados nortearão melhor a sua equipe em busca de números mais expressivos.

Por fim, relacionando diretamente com o foco de nosso texto, gerir os gastos com o Marketing contribui para o aumento das vendas. Um erro cometido por algumas empresas é mesclar os orçamentos dessas duas equipes, fazendo com que esses resultados não sejam analisados de maneira diferenciada.

Assim, isso traz mais dificuldades para pontuar ações que ofereçam de fato novas oportunidades de negócio. Ao diferenciar esses orçamentos, consequentemente haverá um aumento das vendas, pois será possível trabalhar em estratégias pontuais para cada uma das áreas.

Análise de previsão

A análise de previsão em um negócio é essencial para que as vendas possam seguir recorrentes e oferecendo à empresa o faturamento necessário para a saúde financeira do negócio. Essa análise nada mais é do que o cálculo sobre as vendas e o faturamento em determinado período, além das projeções necessárias para que haja um diferencial competitivo por parte de sua empresa.

A análise de previsão prepara a sua equipe de vendas caso os números estejam abaixo do esperado, influenciam diretamente em ações mais estratégicas de Marketing, além de atrair investidores para que seu negócio expanda dentro do esperado. É preciso ter a consciência de que, ao apresentar números mais bem elaborados e concretos, certamente vai atrair a atenção de novos negócios por parte de outros empresários, ampliando o leque de crescimento.

Custo de Aquisição por Cliente

Chegamos a mencionar mais acima sobre o Custo de Aquisição por Cliente, que, como o próprio nome já diz, mede os gastos necessários para que o seu cliente feche negócio com a sua empresa e crie um relacionamento duradouro com a sua equipe. O seu cálculo é simples: divida todo o gasto efetuado com Marketing e com Vendas pelo número de clientes com contratos firmados em sua empresa.

Essa métrica, inclusive, pode ser aliada com a de Lifetime Value — tempo de vida médio do cliente, métrica que demonstra por quanto tempo ele oferecerá rendimentos para a empresa. Ao dividir o Lifetime Value pelo custo do cliente, você oferecerá à empresa informações necessárias para entender se o seu público está exigindo um gasto além do necessário se comparado com o quanto eles gastam em seu negócio.

Como uma ferramenta contribuirá para o relatório de vendas?

Conforme você percebeu, são muitas as métricas que devem ser analisadas em um relatório de vendas, além de entender quais são os processos que devem ser melhorados caso algumas delas esteja abaixo do esperado. Com o objetivo de que todas essas informações sejam mais precisas, contar com a tecnologia como aliada é um dos principais passos, uma vez que serão cruzadas as principais informações e gastos, o que permitirá um acompanhamento mais preciso das estratégias adotadas.

Busque por aquela ferramenta que seja de fácil usabilidade pela sua equipe, que ofereça suporte para as principais dúvidas de seus colaboradores, além de pesquisar por aquela que mais atenda às suas necessidades. Também se preocupe em contratar uma tecnologia que ofereça, além dos relatórios, auxílio para as suas estratégias de Marketing, personalizando mensagens e aprimorando o relacionamento com os seus clientes.

Neste conteúdo, você pôde ficar por dentro das principais informações que um relatório de vendas precisa conter para que seus resultados sejam mais expressivos e as metas preestabelecidas no planejamento alcançadas com êxito.

Ao implementar todas essas ações e avaliar as métricas apresentadas, certamente as ações e estratégias adotadas pela sua equipe terão um foco maior na aquisição e na fidelização, contribuindo ainda para encantar o cliente e aumentar a sua satisfação em relação à sua empresa.

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